Accès aux documents et protection des renseignements personnels

Accès aux documents

Le Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels Dirige vers un site externe. oblige les organismes publics à diffuser certains documents dans leur site Internet. Cette obligation s’inscrit dans la volonté du gouvernement d’offrir plus de transparence aux citoyens. Vous trouverez dans le site Internet du ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale les documents diffusés pour respecter ce règlement. Ils ont été déposés avec les documents de même nature déjà publiés ou associés à l’information déjà diffusée sur les thèmes abordés par ces documents. Certains documents se trouvent dans la section Ministère Dirige vers un site externe. (organigramme, lois et règlements, contrats et engagements financiers, directives, politiques…). D’autres documents se trouvent au premier niveau du menu de navigation (programmes et mesures, statistiques, formulaires, publications Dirige vers un site externe.…).

Protection des renseignements personnels

Transmission de renseignements personnels

Vous devez éviter de transmettre des renseignements personnels par courrier électronique. Pour des raisons de sécurité, n’indiquez jamais de coordonnées personnelles dans un message, en particulier votre numéro de dossier ou votre numéro d’assurance sociale.

Si vous choisissez tout de même de nous transmettre de l’information personnelle par courrier électronique, nous n’utiliserons que l’information requise pour donner suite à votre message ou pour y répondre.

Collecte et utilisation

Conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels Dirige vers un site externe., lorsque le Ministère vous demande un renseignement personnel, il doit d’abord s’assurer de la nécessité de recueillir ce renseignement. De plus, la personne qui communique avec vous doit s’identifier et vous informer :

  • du nom et de l’adresse de l’organisme public au nom de qui la collecte est faite;
  • des fins pour lesquelles ce renseignement est recueilli;
  • des catégories de personnes qui auront accès à ce renseignement;
  • du caractère obligatoire ou facultatif de la demande;
  • des conséquences pour la personne concernée ou, selon le cas, pour le tiers, d’un refus de répondre à la demande;
  • des droits d’accès et de rectification prévus par la loi.

Les renseignements personnels ainsi recueillis ne sont accessibles qu’aux seules personnes autorisées à les recevoir au sein du Ministère et ces personnes n'y accèdent que lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.

Communication

Les renseignements personnels ne sont communiqués à un autre organisme que dans les cas et aux conditions prévus par la loi. Il vous est également possible de donner votre consentement au Ministère afin que certains renseignements personnels vous concernant soient communiqués à une autre personne ou à un autre organisme (formulaire de consentement (Fichier PDF., 40 Ko), de même qu’il vous est possible de désigner une personne pour agir en votre nom (formulaire de procuration (Fichier Word., 98 Ko).

Droits d’accès et de rectification

Conformément à la Loi, vous pouvez demander une copie des documents administratifs détenus par le Ministère ou une copie des renseignements personnels que le Ministère a recueillis sur vous. La Loi s’applique à tous les documents que le Ministère détient dans l’exercice de ses fonctions, et ce, peu importe leur forme : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

Pour obtenir une copie des documents qui vous intéressent, vous devez en faire la demande à la responsable ministérielle de l’accès et de la protection des renseignements personnels. La demande doit être suffisamment précise pour permettre au Ministère de repérer les documents désirés. Vos demandes doivent être adressées à :

Madame Sylvie Lehoux
Responsable ministérielle de l’accès et
de la protection des renseignements personnels
Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale
425, rue Jacques-Parizeau, 4e étage
Québec (Québec) G1R 4Z1
Téléphone : 418 643-4820
Télécopieur : 418 643-1226

Si vous constatez que des renseignements personnels vous concernant sont inexacts ou incomplets ou si vous estimez qu’ils ont été recueillis, conservés ou communiqués sans droit, vous pouvez, de la même façon, en demander la rectification ou la destruction.

La responsable doit répondre dans un délai de 20 jours suivant la date de réception de la demande d’accès ou de rectification. Dans certains cas, le délai peut être prolongé de 10 jours. La responsable peut, conformément à la Loi, refuser l’accès à un document en totalité ou en partie. Dans ce cas, la décision de la responsable précisera le motif de refus et informera le demandeur de ses recours.

Important – Une personne n’a pas à invoquer la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels pour obtenir de l’information, poser des questions ou signaler un changement. Il lui suffit de s’adresser à l’un des points de service à la clientèle qui sont indiqués sous l’onglet « Pour nous joindre ».

 
Portail du gouvernement du Québec © Gouvernement du Québec, 2017